We had a GLOWing time!

Entrevista a Robert Toe, Coordinador,

Equipo de Evaluación de Requerimientos

 

 

Todo evento mayor dentro del Programa VNU se inicia con una evaluación de requerimientos (ER).  Esta es la manera correcta, verdad? Si no sabemos las necesidades, como vamos a preparar el evento.  Sin embargo, los rumores indican que existe una ‘fatiga de ER’ entre los colegas, particularmente después del bajo porcentaje de respuestas a la Encuesta de ER relacionada con la Reunión General de funcionarios celebrada a principios de este año.  Por lo tanto cuando el GLOW fue anunciado, ER se transformó en una palabra ‘tabu’! Pero, sorpresa, sorpresa, hay un Equipo para ER en el GLOW!

 

El editor del GLOWeb recientemente entrevistó a Robert Toe (a la derecha en la foto superior), Coordinador del Equipo de ER, con el propósito de conocer que hizo su Equipo para  superar la ‘fatiga’ y motivar a los colegas a participar en el ejercicio de ER.  Y como hizo la diferencia. . Lea la entrevista, la cual resaltará más sorpresas!

 

P: Qué mantiene al Equipo de ER ocupado en estos momentos?

 

R: El objetivo del Equipo de ER es mantener consultas con los representantes de los distintos Equipos y participantes del GLOW.  Hasta ahora, hemos llevado a cabo una Encuesta de ER entre nuestros colegas del campo y organizado grupos de discusión entre los colegas de la Sede para entender mejor sus necesidades, expectativas y preocupaciones acerca del GLOW.  También hemos enviado un cuestionario sobre información personal a los participantes de las oficinas de campo para poder recopilar datos personales necesarios para los arreglos de logísticas, tales como viaje, hotel y actividades sociales.  Pronto estaremos enviando este cuestionario a los participantes de la Sede.

 

En estos momentos estamos procesando y analizando las respuestas recibidas tanto en el Encuesta de ER como en los grupos de discusión.  Tan pronto completemos el proceso, prepararemos un informe el cual será compartido con todos.

 

P: Qué tipo de respuestas recibieron en la Encuesta de ER y en los grupos de discusión?

 

R: La Encuesta de ER fue conducida entre todos los colegas del campo – incluyendo Gerentes de Programa, Oficiales de Operaciones, Asistentas de las oficinas de campo, Puntos Focales en el PNUD-, los colegas de las oficinas del Programa VNU fuera de la sede y con algunos de los colegas de la sede que no pudieron estar presentes en los grupos de discusión. De 213 personas que recibieron la Encuesta, 153 la completaron, lo que representa un porcentaje de 72 de respuesta.

 

Los grupos de discusión tuvieron lugar en la sede y se formaron 9 grupos.  De 130 colegas de la sede, 75 participaron en los grupos de discusión, lo que representa cerca de un 58 porciento de participación.  Dado el factor de que muchos colegas habían tomado vacaciones de semana santa cuando los grupos de discusión tuvieron lugar, consideramos que la rata de participación fue alta.

 

A modo de dar una idea sobre el volumen de respuestas que estamos procesando, cabe resaltar los siguientes datos importantes: La Encuesta de ER incluyó 10 preguntas, todas, con excepción de una, eran preguntas cerradas, dando opción de tres a cinco respuestas por cada una.  Esto significa que hemos recibido a través de la Encuesta más de 4,000 respuestas en tres idiomas.   Y las estamos leyendo todas!

 

En los recientes años, las encuestas de ER dentro de la organización no habían tenido una rata de participación tan alta.   De hecho, el nivel de respuesta había venido disminuyendo.   Esta vez hemos tenido el nivel de participación y respuestas mas alto en la historia reciente del Programa VNU.

 

P: Cuáles, en su opinión, son las razones para esta participación y nivel de respuestas obtenidas?

 

R: Yo creo que el formato y las herramientas utilizadas para obtener las observaciones de los colegas hizo la diferencia. Por primera vez, se utilizó el medio ‘en línea’ para conducir la Encuesta de ER.  Igualmente por la primera vez, se ofreció la posibilidad de completar la Encuesta en uno de los tres principales idiomas: Inglés, Francés y Español. Nos aseguramos de la anonimanidad de la Encuesta lo que definitivamente motivó a los colegas a participar.

 

En la Sede, estuvimos especialmente concientes del bajo nivel de participación en la Encuesta de ER para la Reunión General de funcionarios.  Por lo tanto, decidimos tener grupos de discusión.  Y esto funcionó.  Al final de las discusiones, preguntamos a los participantes para que indicaran su preferencia en cuanto a herramientas de Encuestas de ER, y mucho de ellos indicaron que preferirían grupos de discusión para futuras encuestas.

 

Otra razón para esta gran participación, pienso, es el alto grado de interés en el GLOW mismo…

 

P: Por qué este gran interés?

 

R: Pienso que tanto los colegas del campo como los de la sede reconocen el GLOW como un momento para estar todos juntos, aprender juntos y trabajar juntos para llevar adelante al Programa VNU como organización. Los colegas están ansiosos por participar en el evento y contribuir al mismo de manera individual.  Y nuestra Encuesta y grupos de discusión reflejan este interés.

 

P: Felicitaciones por el excelente trabajo del Equipo de ER! Ahora que hemos recibido tan buena respuesta, cuáles son los retos que enfrenta el Equipo en estos momentos?

 

R: Los resultados de la Encuesta son valiosos para todas las fases del GLOW.  El reto más grande al que nos enfrentamos en estos momentos es procesar los comentarios recibidos tanto de la Encuesta como de los grupos de discusión de manera de formularlos como sugerencias concretas que puedan ser de utilidad para la preparación de la agenda.  Y esto también tendremos que hacerlo en el corto tiempo que nos queda…

 

Aún cuando diseñamos los grupos de discusión sobre las bases de la Encuesta para asegurarnos de recibir respuestas similares de ambos ejercicios, los dos mecanismos son diferentes en naturaleza lo que impone algunos retos.

 

Por ejemplo, con la Encuesta, tuvimos un gran número de respuestas (más de 4,000) para procesar y el hecho de que las mismas fueron recibidas en tres idiomas involucra un gran volumen de trabajo.

 

En el caso de los grupos de discusión, tenemos respuestas ya filtradas para los grupos de facilitadores, lo cual hace más fácil su análisis.  Pero al mismo tiempo, no tenemos idea de cuan frecuente un tema fue mencionado o si hubo alguna diferencia de opinión acerca de los temas listados.  Tenemos que tener en mente que con diferencia de la Encuesta, los temas listados con los grupos de discusión son el resultado de discusiones y podrían no reflejar los puntos de vista de todos los participantes.

 

P: Todos estamos ansiosos de conocer los resultados de la Encuesta y de los grupos de discusión.  Podrías darnos algunos datos que ya se conocen?

 

R: Si. A pesar de haber usado dos mecanismos, existen algunos temas comunes resaltados por los colegas del campo así como por los colegas de la sede.  Algunos más sobresalientes son: asuntos de personal, comunicación y temas sobre el Programa VNU como organización. 

 

Todos los colegas han resaltado los futuros retos del Programa VNU, aunque el enfoque en un poco diferente.  Los colegas del campo se han centrado en movilización de recursos mientras que los de la sede lo han hecho más sobre las Reformas NU.

 

Los colegas franco parlantes, han notablemente enfatizado sobre las Condiciones de Servicio. (COS), de otra manera no se detectaron grandes variables regionales en otras áreas.

 

P: Qué otra cosa te gustaría compartir con los lectores?

 

R: Me gustaría agradecer a todos los colegas que participaron en la Encuesta y en los grupos de discusiones.  Particularmente, a aquellos Oficiales de Programa (PO) y Gerentes de Programas (PM) que consultaron a los VNUs. Igualmente agradezco a los Puntos Focales (FP) que respondieron a la Encuesta aún con el conocimiento de que no iba a ser posible que estuvieran con nosotros en el GLOW debido a la limitación de recursos.

 

Mientras que la tecnología nos ha ayudado mucho esta vez en la recopilación de la información de manera efectiva y rápida, la intervención humana es necesaria para evaluar e interpretar las respuestas de cada individuo.  Es un gran reto, dada la cantidad de respuestas recibidas y el corto tiempo disponible.  Deseo enfatizar que aún con estas dificultades estamos revisando cada una de las respuestas.  Los comentarios de todos los colegas serán tomados en cuenta en el análisis final.

 

Esto también va en consonancia con uno de los principios claves del GLOW:  que la participación en el proceso de organizar el evento es tan importante como la participación misma en el evento.  Nosotros los miembros de los Equipos de organización del evento estamos tratando de crear el espacio necesario para facilitar la participación desde el inicio de las actividades preparativas. El GLOWeb, por ejemplo, es otra herramienta ventajosa para que los colegas puedan ser escuchados sobre los diferentes aspectos de las preparaciones para el GLOW.  Me gustaría solicitar a todos los colegas, tanto en el campo como en la sede, a hacer uso de estas oportunidades para dar sus comentarios, para que puedan ser escuchados y a participar en el GLOW desde ahora!