We had a GLOWing time!

La Réunion globale (GLOW) : un éclairage sur la culture et l’identité du programme VNU, selon Ad

 

 

“Le GLOW n’est pas un événement isolé. C’est un processus déjà entamé qui se prolongera au delà de la réunion elle-même en mai. Il concerne la manière dont nous travaillons au programme VNU, en adhérant aux principes d’inclusion et de participation. Et nous devrions en être fiers ! » dit Ad de Raad, notre Coordonnateur exécutif.    

 

C’est dans 30 jours exactement que nos collègues nous rejoindront à Bonn pour le GLOW. L’éditeur du GLOWeb a saisi cette occasion pour interviewer Ad de Raad et lui demander de nous faire part de ses réflexions sur cet événement, en quoi il est important et ce qu’il en attend. Ad se penche aussi sur ce qui fait du programme VNU une organisation unique en son genre et la plus-value que le GLOW peut lui apporter. 

 

Voici quelques extraits de l’entretien d’Ad avec l’éditeur du GLOWeb:

 

A juste un mois du GLOW quels sont vos sentiments sur cet événement ? Et quelle est votre impression principale ? 

 

Je suis très heureux de constater toute l’énergie qui se concentre autour du GLOW. C’est à l’image même du développement que nous voulons donner au programme VNU : par le biais d’une action collective et participative. Je suis impressionné par la manière dont il progresse, mettant en évidence l’énergie positive et l’esprit d’aller de l’avant dont toute l’équipe fait preuve. Ma confiance en sa réussite est renforcée par le slogan que nous avons retenu pour le GLOW : « Aller de l’avant tous ensemble ». J’en suis pleinement satisfait car il symbolise notre profond désir d’avancer,  collectivement et d’obtenir des résultants, une fois encore collectivement.

 

Je suis conscient que nous organisons le GLOW à une période de transition et « en plein boom » pour ainsi dire. Des changements interviennent au sein des Nations Unies, nous travaillons dans les régions affectées par le tsunami, nous organisons plusieurs séminaires de planification, concernant les processus de travail et bien d’autres choses… Ca peut se révéler parfois très éprouvant. Mais nous maîtrisons bien la situation et c’est la preuve de notre force en tant qu’équipe, une qualité infiniment précieuse…      

 

Tout ceci montre bien que ce que nous faisons au programme VNU nous le faisons sur une position de force. Le programme VNU va clairement de l’avant : nous n’avons fait que progresser depuis l’AIV 2001, non seulement en dimension mais aussi dans la manière dont le concept du V se répand sans discontinuer.

 

 Nous avons eu la visite de quelques collègues de Bratislava cette semaine et ils ont été profondément inspirés non seulement par ce que nous faisons, mais par la manière dont nous le faisons. Et ils nous ont dit avoir ressenti une énergie extrêmement positive au sein du programme VNU. C’est un écho qui nous parvient continuellement, que ce soit de nos collègues du PNUD et de l’ONU comme de nos visiteurs extérieurs au système….. « L’énergie positive » fait partie intégrante de la manière dont nous gérons nos affaires, dans notre travail quotidien, à tous les niveaux. Et elle a un impact sur le monde extérieur également. Nous venons d’apprendre qu’un donateur avait décidé de nous octroyer 7 millions de US $. Il ne s’agit pas là d’une simple coïncidence. Les coïncidences ont leurs limites; souvent elles arrivent pace que vous y avez travaillé ; à cause de votre réputation, de votre crédibilité et de la manière dont vous l’orchestrez à un certain niveau… L’engagement et le dynamisme dont nous faisons preuve à tous les niveaux au programme VNU jouent en notre faveur. Et ce n’est pas seulement moi qui le dis, mais aussi le visiteur du dehors, nos collègues PNUD/NU et nos partenaires, maintes et maintes fois.

 

 J’espère que nous allons garder vivaces cet esprit et cette énergie, et que tous nos collègues réalisent que, tout en ayant une responsabilité collective, nous bénéficions d’une exceptionnelle liberté pour faire les choses exactement comme nous le voulons. C’est une opportunité unique, en dépit de tous les défis auxquels peut nous confronter notre travail quotidien. 

 

 Et n’oublions pas non plus nos Chargé(e)s de programme (CP) et Assistant(e)s aux opérations (AO)… eux qui sont au centre même du programme et de l’organisation VNU. Réfléchissez sur cette nouvelle vision de notre diagramme organisationnel qui reflète exactement l’idée de la Toile de l’inclusion… Nos collègues des bureaux de terrain se trouvent juste au centre…. et le bureau du Coordonnateur exécutif plus à la « périphérie ». Cette image en dit long sur ce que je voudrais voir également reflété au sein du GLOW05. Ce groupe de collègues offre une telle richesse en diversité, forces et connaissances. Les rencontrer tous au GLOW sera pour moi un réel plaisir. Et il en va de même pour nos AO. Ce sont elles et eux qui souvent forment le facteur de base et de ce fait méritent pleine reconnaissance et soutien.   

 

Quelle différence voyez-vous entre le GLOW05 par rapport au GM99 ?

 

La différence majeure est dans la manière dont nous le réalisons…. Je dois être prudent et ne veux pas porter de jugement ici, mais il est un fait qu’en 1999 nous nous trouvions à un moment de notre existence infiniment plus chaotique et incertain. Cette fois, nous sommes bien mieux structurés et organisés, ce qui n’est du reste par une surprise, puisqu’en 1999 nous organisions cette Réunion globale pour la première fois. A l’époque nous allions au devant de notre propre découverte dans le processus, sans compter que c’était un groupe beaucoup plus restreint qui était alors chargé de son organisation.

 

 C’est aussi une réflexion sur les grands bonds en avant que nous avons réalisés depuis 1999. Durant ces cinq dernières années, nous avons investi des efforts considérables dans l’engagement et la participation et ceci a eu des résultats bénéfiques. Vous pouvez le constater dans tous nos présents séminaires et réunions :  leur facilitation est assurée par nos propres collègues, et pas toujours nécessairement au niveau le plus élevé. Pour vous donner un exemple concret : aujourd’hui deux de nos collègues faisaient pour la première fois une présentation au PAC. Et  la forme  des présentations comme la teneur des discussions démontrent clairement l’esprit d’ouverture et le caractère d’inclusion de notre approche. Et j’en suis fier. De fait, nous devrions tous en tirer une très grande fierté.    

 

 Nous avons essayé de faire preuve d’autant d’inclusion et participation que possible dans la préparation du GLOW. Pour la première fois, nous avons procédé à un enquête sur l’évaluation des besoins, en ligne et en trois langues, pour assurer une participation maximum. Nous avons également eu au siège des discussions par groupes spécialisés pour collecter les contributions de nos collègues.

Les réponses que nous en avons reçues s’inscrivent parfaitement dans l’agenda que nous avons mis sur pied pour la réunion. Ainsi l’agenda intègre tous les points dont nous voulons débattre.

 

Nous avons créé le GLOWeb pour permettre à tous nos collègues de contribuer au processus de planification et exprimer librement leurs opinions. La manière dont nous avons conduit le processus de compétition et sélection du logo et du slogan s’inscrit dans cette même approche.  

 

Il peut arriver que lorsqu’on essaie de faire preuve d’inclusion et participation, le processus peut sembler manquer d’efficacité et facilité. Mais à la fin, à mon avis, ça en vaut la peine. Il est évident qu’inclusion et participation ne sont pas toujours réalisables, ni réalistes en toutes situations, mais nous devons faire en sorte de suivre ces principes dans toute la mesure du possible. Ceci ne peut que donner plus de valeur au programme VNU en tant qu’organisation. 

 

Je suis pleinement confiant - et si je puis me permettre, plutôt relaxe – quant au    processus global du GLOW cette fois. Comme Raymond (Raymond Clark, notre facilitateur externe pour le GLOW) nous le dit : « Il faut toujours faire confiance au groupe ». Et c’est vrai que j’ai une totale confiance dans mon équipe.

 

Quelles sont vos espérances pour ce GLOW05?

 

Je vois dans le GLOW une occasion pour la réflection et le rassemblement... dans notre travail quotidien, nous perdons souvent cette perspective. Nous avons besoin de ménager un moment au cours duquel nous pouvons nous concentrer sur que l'organisation représente, refléchir à ce sujet, faire des observations et nous rassembler autour d'un but collectif . Ceci nous donne également l’occasion de mesurer notre propre contribution apportée au VNU et de nous engager envers l'organisation d’une façon unique... En d’autres termes, il s’agit de promouvoir le concept du volontariat en faveur du développement à travers l’envoi de volontaires sur le terrain et le soutien individuel que nous leur apportons à travers le monde. Et nous devons tout mettre en oeuvre pour le faire au mieux. Finalement, ce que nous souhaitons c’est que le VNU soit le meilleur et qu’il soit reconnu pour cela !

 

Sans oublier bien entendu une chose très importante: l’amusement ! Au cours des prochaines années à venir, nous nous réunirons en une seule équipe et nous finirons par connaître de nouvelles personnes. Saisissons l'occasion d'apprendre et jouer ensemble.

 

Cependant, l'événement lui-même ne représente pas une fin en soi. Le GLOW n'est pas limité à ces huit jours à venir en mai. Le GLOW s’appuie sur un processus que nous avons adopté pour l’organiser… mais que se passera-t’il après le GLOW (l’après-GLOW). Et ceci est bien evidemment le plus important.

 

Certains d'entre nous qui étaient présents en 1999 ne réalisent pas encore qu’il y aura beaucoup de nouveaux collègues participant au GLOW cette fois-ci. Il est important de garder cela à l'esprit, parce que ce sera pour ces derniers une grande occasion d’apprendre plus sur l’organisation.

 

Vous venez de mentionner que ce qui va se passer après le GLOW est aussi très important. Qu’envisagez-vous après le GLOW?

 

Tout d’abord, nous nous sommes déjà engagés à fournir un certain nombre de produits pour le GLOW. Nous allons donc continuer notre travail sur cette voie. En second lieu, je vois une compréhension collective du mandat VNU et de ses implications... Il ne s’agit pas de le remettre en cause ou de le modifier, mais de développer une meilleure compréhension, qui nous conduira de l’avant. Troisièmement, nous devrions travailler dans le but d’améliorer nos échanges et nos relations de travail avec les équipes de terrain.

 

En tant qu’organisation, nous avons connu l’année dernière un boulversement extraordinaire après la mise en place d'Atlas. Il a souligné l'importance du travail d'équipe et le rôle important que tient tout le monde dans cet événement. Je présage que l'esprit d'équipe “après-GLOW” sera renforcé d'une manière plus profonde pour faire du VNU un avocat pour la cause du V4D. Le VNU est déjà perçu comme l’organisation qui abrite des valeurs telles que le savoir, les contacts et le partenariat, vision qui ne pourra qu’être renforcée après cela.

 

Je constate également que le VNU ne craint pas de se soumettre à des paramètres d’évaluation et de répondre de ses actes. Et c’est ainsi que le monde extérieur doit nous percevoir. Nous nous déplaçons dans la bonne direction mais ne devrions pas être suffisants. Cependant, il est bon quelquefois de prendre le temps de réfléchir sur ces aspects positifs et d’en être heureux.

 

Vous avez mentionné que le VNU est une organisation axée sur le partenariat. Comment comptez vous vendre le GLOW à nos partenaires et à la famille des Nations Unies?

 

Je le vendrais en tant que notre modèle, notre culture. La manière que nous avons d’organiser le GLOW est un produit que nous pouvons vendre au PNUD et à d'autres.

 

Récemment quand j'étais à New York, j'ai rencontré Jens Wandel, qui est le directeur du projet Amélioration des Outils de Travail au sein du bureau de la gestion du PNUD. Il discutait avec moi sur le PRINCE2 et je lui ai dit que, "nous l'utilisions déjà pour le GLOW!" Et il a été sidéré.

 

Il est donc évident qu’au VNU nous travaillons différemment. Nous présentons et testons de nouvelles approches de travail en permanence, ce qui est tout à fait unique dans le système des Nations Unies. J'oserais défier le PNUD d'adopter une approche semblable pour conduire les réunions globales avec les RR.

 

Prenez par exemple le GLOWeb… Je suis très impressioné. Je ne suis pas sûr de trouver de tels exemples aux Nations Unies. Nous avions discuté de la possibilité d’utiliser le CO-Net et d'établir une plateforme de la connaissance. Et, soudainement, provenant de nulle part, apparaît ce GLOWeb qui est très impressionnant ! J’imagine déjà qu’il pourrait représenter 80% d'un web que nous pouvons créer et où chacun peut se rencontrer et échanger des idées. Sur ce web, nous sommes en train d’établir une base de connaissance aussi bien sur la façon d’organiser un événement tel que le GLOW que d’autres sujets.

 

Je suis conscient qu’il s’agit là d’un nouvel outil de travail que peu de nos collègues utilisent à ce jour. Mais je suis persuadé que cet outil facilite la participation: il invite les gens à apporter leurs contributions. A nouveau, notre partenariat avec Civiblog pour la création du GLOWeb démontre approche axée fortement sur le partenariat.

 

J’espère seulement que plus de collègues vont l’utiliser.  Quel énorme avantage ce serait que de pouvoir relier nos 7.000 volontaires à travers un tel outil ! Commençons donc par le siège, les bureaux de liaison et les bureaux de terrain.... A ce sujet, ce sont nous les cadres supérieurs qui avons une responsabilité spéciale en soutenant activement la construction d'une telle culture et d'un mécanisme qui encourageront et permettront à nos collègues d’utiliser un outil si innovateur mais pourtant très puissant...

 

C’est nous qui changeons le monde par notre façon de travailler. Les communautés virtuelles sont aujourd’hui aussi vraies/présentes que les “vraies” communautés. Pensons par exemple à l’énorme travail  accompli par les volontaires “en ligne”. Et la façon que nous avons de les impliquer toujours plus dans notre travail quotidien! A ce propos, je souhaiterais applaudir nos “Online” collègues volontaires qui ont apporté cette innovation au VNU!

 

La bonne chose est que nous sommes libres de prendre ce chemin : le chemin de l'innovation... Nous vivons dans un monde dur et pour surpasser nos concurrents, nous devons toujours nous positionner à l’avant-garde.