Chaque événement majeur célébré au VNU commence par une évaluation des besoins (NA). C'est une bonne chose, n'est-ce pas ? À moins que nous sachions par avance comment organiser cet événement. Mais il y a une rumeur qui circule ces derniers mois et qui nous fait penser que nos collègues en ont assez des NA, tout particulièrement après le taux de réponses très bas reçu au questionnaire envoyé avant la retraite générale du staff (GSR). Ainsi quand le GLOW a été annoncée, le mot NA est devenu de quelque manière tabou ! Mais, surprise, surprise, il existe un Groupe Evaluation des Besoins même pour le GLOW!
Le rédacteur de GLOWeb a récemment interviewé Robert Toe (à droite sur la photo ci-dessus), coordonnateur du Groupe Evaluation des besoins, pour découvrir ce que son équipe a fait pour surmonter la “fatigue" et redonner de l’énergie à nos collègues pour qu’ils aient envie de participer à cet exercice d'évaluation. Une différence s’est opérée. Lisez l'entretien qui nous réserve quelques surprises !
Q: Quelles sont les tâches assignées à l’équipe Evaluation des Besoins?
R: Notre rôle est de consulter une gamme représentative de partenaires et de participants au GLOW. Jusqu'ici, nous avons conduit une enquête auprès de nos collègues sur le terrain et nous avons organisé des discussions de groupe au siège VNU pour comprendre les besoins de nos collègues, leurs attentes et leurs soucis concernant le GLOW. Nous avons également envoyé un questionnaire de données personnelles aux participants des bureaux de terrain afin de rassembler les données personnelles qui seront nécessaires pour les arrangements logistiques, tels que leur voyage, l'hôtel et les activités sociales. Ce même questionnaire sera envoyé bientôt aux participants du siège VNU.
A présent, nous nous concentrons sur le traitement et l’analyse des données reçues. Une fois ce processus complété, nous préparerons un rapport qui sera distribué à tout le monde.
Q: Quel genre de réponses avez vous reçu?
R: Le questionnaire sur l’évaluation des besoins a été envoyé à tous nos collègues sur le terrain – y compris les Directeurs de Programme, les Chargés de Programme, les Assistants aux Opérations ainsi que les Points Focaux -, à nos collègues dans les bureaux de liaison et à quelques collègues du siège VNU qui ne pouvaient être présents pendant les discussions de groupe. Sur 213 personnes qui ont reçu le questionnaire, 153 l’ont complété, ce qui nous donne un taux de réponses d’environ 72%. Les discussions de groupe ont eu lieu au siège au sein de neuf groupes. Sur 130 collègues, 75 ont participé aux discussions, ce qui nous donne à nouveau un taux de participation d’environ 58%. Etant donné le fait que beaucoup de collègues étaient déjà partis pour les vacances de Pâques lorsque les discussions ont eu lieu, nous pouvons considérer que la participation a été élevée.
Laissez-moi vous donner une idée du contenu des réponses et de quelle manière nous allons les traiter: sur 10 questions posées, 9 restaient ouvertes, pour permettre trois à cinq réponses possibles pour chacune. Ce qui signifie que dans l’ensemble, nous avons reçu plus de 4.000 réponses dans les trois langues que nous relisons à présent une par une!
Ces dernières années, les questionnaires envoyés sur l’évaluation des besoins n’ont pas suscité un niveau élevé de participation. En fait, le niveau de réponses descendait de façon constante au fil des ans. Cette fois nous avons vu un niveau de participation et de réponses, qui s’est révélé le plus haut dans l'histoire récente du VNU.
Q: Comment expliquez vous un si grand succès?
R: Je pense que notre méthode d’approche a fait la différence. Pour la première fois, nous avons utilisé un outil en ligne pour conduire cette enquête. Pour la première fois aussi, nous avons offert l’option de la langue: l’anglais, le français ou l’espagnol. Nous nous sommes assurés que nos collègues puisse participer de façon anonyme et cela les a certainement encouragés à le faire.
Au siège, nous étions particulièrement conscients du niveau bas de participation au questionnaire envoyé pour la GSR. Ainsi nous avons préféré avoir des discussions tête à tête dans des groupes de travail. Et cela a fonctionné. À la fin des discussions, nous avons demandé aux participants d'indiquer leur préférence, et la plupart d'entre eux a signalé une préférence pour la discussion de groupes dans le futur.
Une autre raison qui pourrait être évoquée, à mon sens, serait un intérêt plus élevé pour le GLOW lui-même....
Q: Pourquoi un intêret plus élevé?
R: Je pense que nos collègues sur le terrain et au siège ont réalisé que le GLOW serait un des rares moments pour se rencontrer, apprendre et travailler ensemble et aller de l’avant en tant qu’organisation. Les gens sont très enthousiastes à l’idée de participer à cet évènement et d’y apporter leur propre contribution. Et cet intérêt se reflète tout à fait dans notre enquête et nos différentes discussions.
Q: Félicitations à votre équipe pour ce travail excellent! A présent, quels sont les défis que vous affrontez?
R: Les résultats du questionnaires font partie entière du GLOW. Le plus grand défi que nous relevons en ce moment est le traitement des réponses et leur formulation afin de nous permettre de les retranscrire clairement dans l’agenda du GLOW. Et tout ceci dans une période de temps limité.....
Bien que nous ayons conçu les discussions de groupe et les questionnaires de façon similaire pour nous assurer de recevoir des réponses assorties, ces deux mécanismes étant de différente nature , le tout nous pose un certain nombre de défis. Par exemple, le questionnaire présente un nombre élevé des réponses (plus de 4.000) que nous devons filtrer et analyser dans trois langues différentes, ce qui représente un travail énorme. Pour ce qui est des discussions de groupe, les facilitateurs des différents groupes ont analysé les commentaires reçus ce qui ne nous avantage pas forcément étant donné que nous n'avons pas une idée précise quant au nombre de fois qu’a été abordé un sujet avant qu’il ne soit repertorié ou encore s'il y avait une divergence de vues au sujet d'une issue avant qu'elle ait été énumérée. Nous devons garder à l'esprit qu'à la différence des questionnaires, au sein des discussions groupes, les problèmes énumérés sont le résultat de discussions et ne reflétent pas forcément les vues de tous les participants.
Q: Nous attendons avec impatience les résultats de ces questionnaires et des groupes de discussions. Pouvez-vous déjà nous révéler certaines choses?
R: Oui. Bien que nous ayons utilisé deux mécanismes différents, nous retrouvons un grand nombre de sujets communs abordés aussi bien par nos collègues sur le terrain que ceux du siège. Les plus fréquents sont les suivants: problèmes humains, de communication et concernant le VNU en tant qu’organisation.
De toute part, nos collègues ont mentionné de futurs défis pour le VNU: tandis que ceux du terrain se sont concentrés sur la mobilisation de ressources, les personnes au VNU ont pour leur part axé leur discussion sur les réformes des Nations Unies.
Les collègues francophones, notamment, ont fait preuve d’un intérêt plus souligné pour les conditions de service (COS), sinon il n'y a pas beaucoup de variables régionales dans d'autres secteurs.
Q: Avez-vous un autre message pour nos lecteurs du GLOWeb?
R: Je souhaiterais remercier tous les collègues qui ont participé aux discussions et ceux qui ont complété le questionnaire. Et tout spécialement, les Chargés de Programme et les Directeurs de Programme qui ont consulté leurs volontaires pour nous donner leurs commentaires. Merci aussi aux Points Focaux qui ont participé à cette enquête tout en sachant qu’ils ne pourraient sans doute pas participer au GLOW pour des raisons de contraintes budgétaires.
Alors que cette fois la technologie nous a permis de rassembler des données d’une façon rapide et efficace, il est clair qu’il faut compter aussi sur l’intervention humaine pour évaluer et interpréter les réponses individuelles. Le tout en très peu de temps pour un nombre important de réponses. Je voudrais souligner qu’à travers ce processus tous les commentaires de nos collègues ont été pris en considération pour l’analyse finale.
Ceci souligne également un des principes fondamentaux du GLOW : cette participation au processus de l'organisation de l'événement est aussi importante que la participation en elle-même au GLOW. Nous qui faisons partie des équipes d'organisation essayons de créer des occasions pour que tous les collègues participent au processus dès le début. L'emplacement de GLOWeb, par exemple, est un autre outil qui permet à nos collègues de communiquer leurs opinions sur différents aspects des préparations du GLOW. Je voudrais donc inviter tous les collègues, sur le terrain et au siège, à saisir cette occasion et à participer au GLOW dès maintenant !
