Est-ce la lumière du GLOW que nous voyons au bout du tunnel ?
A peine plus d’un mois avant de nous retrouver à Bonn pour le GLOW ... Nous sommes tous impatients, et c’est normal, de découvrir l’ordre du jour, les modalités de voyage, qui nous rencontrerons, etc..
La semaine dernière a marqué une étape cruciale dans le processus de préparation du GLOW, avec l’évaluation de mi-parcours et l’approbation par la Direction des plans proposés et du programme. L’éditeur du GLOWeb a demandé au responsable du projet (Douglas) de nous mettre au courant : que s’est-il passé cette semaine et, où en sont les préparatifs ? Voilà ce que Douglas a à nous dire :
Que peut-on faire en une semaine ?
Raymond Clark (notre facilitateur externe) venu passer une semaine à Bonn pour nous aider à planifier le GLOW vient juste de partir et il nous faut à présent évaluer ce que cette semaine a promis et les résultats obtenus :
D’abord, cette semaine a été le point d’orgue d’un travail intense, avec une évaluation tous azimuts de tout le travail effectué par les huit équipes fonctionnelles. Mardi, une évaluation de mi-parcours a été effectuée, au cours de laquelle Raymond a pu juger des progrès réalisés sur la base des présentations effectuées par toutes les équipes, concernant les objectifs fixés pour l’étape 1. Le but était de fournir une vue complète de l’état du projet à chacun, de faire les changements nécessaires dans les plans et d’arriver à un consensus sur la présentation qui serait donnée le lendemain à la Direction ;
Cette réunion s’est donc tenue le mercredi, au cours de laquelle les plans concordés ont été présentés. Le responsable du projet, aidé par le facilitateur externe et le groupe de travail, a présenté la planification complète du séminaire au cours d’un exposé de deux heures. La Direction a approuvé l’ordre du jour « Ebauche zéro » (comprenant le programme quotidien et des détails sur les contenus des questions à aborder) pour le GLOW. L’ordre du jour a été complété par un rapport d’ensemble sur les autres activités (par exemple la foire de l’échange, les activités sociales et les loisirs).
Cette semaine a aussi permis de boucler un certain nombre d’étapes importantes, comme les décisions du conseil de mandat du projet sur les questions d’état budgétaire, le choix des critères pour une liste finale de participants du terrain et du siège, la proposition d’une liste d’invités privilégiés et de conférenciers ainsi que la définition du taux DSA ad hoc à appliquer pour les participants du GLOW.
Parallèlement, une équipe pluridisciplinaire de collègues, venant de différentes unités du siège, a participé à un atelier d’une semaine permettant de mettre au point une stratégie de communication collective au VNU. Avec l’aide de David Kardish, un consultant en communication externe, ils ont conçu les bases d’une stratégie qui sera débattue plus avant avec les collègues de terrain au cours du GLOW.
Bien sûr, ces activités étaient intimement liées à un certain nombre d’autres activités de routine. Toutes les équipes fonctionnelles ont continué à consacrer leur temps et leur énergie aux préparatifs du GLOW qui venaient s’ajouter au travail quotidien et autres activités en cours.
Avant même que nous le réalisions, vendredi était déjà là ! Avant que le week-end arrive, nous avons eu une réunion de conclusion avec Raymond et l’équipe de conception, au cours de laquelle nous avons même réussi à passer en revue l’Ebauche 1 d’un agenda « conçu ».
Cette semaine a vu aussi le début de l’étape 2 du projet GLOW, avec une série de programmes de travail mis à jours et donnés à toutes les équipes fonctionnelles, en insistant sur la demande de faire des choses simples et d’achever le travail ! A présent, les équipes sont chargées de raffiner leurs plans, de conclure certains accords et de finaliser les préparatifs.
Les premiers participants du GLOW – les facilitateurs du terrain – commenceront à arriver à Bonn le 8 mai pour une semaine d’orientation. Il nous reste beaucoup de travail à faire : présenter les documents finaux et envoyer les dernières invitations. Mais je vois un grand « GLOW » à la fin de ce long tunnel de préparation.
Nous sommes sur la bonne route et mieux encore ! Je réalise que cette semaine nous a permis d’abattre beaucoup de travail !
Texte traduit par le français Pierre-Alain Richardot, Volontaire en ligne pour le GLOW et édité par Régine
